Le respect des droits pour les personnes, il faut informer ces personnes à chaque fois que leurs données personnelles sont collectées, sur quel type support (formulaire ou questionnaire, etc.) et ce qu’elles qui comportent.
Il faut vérifier que l’information comporte les éléments suivants :
- Dans quel but vous collectez les données ; par exemple pour la gestion de l’achat en ligne du consommateur.
- Comment êtes-vous autorisé à traiter ces données, le « fondement juridique » : cela peut-être le consentement de la personne concernée, la mise en place d’un contrat, le respect d’une obligation légale évidente pour vous, quel est votre « intérêt légitime ».
- Qui a accès à ces données, indiquez les catégories et les services internes compétents ou un prestataire, etc..
- Combien de temps sont elles conservées, par exemple : 3 ou 5 ans après la fin de la relation contractuelle.
- Quelles sont les modalités pour que les personnes concernées exercent leurs droits, via leur espace personnel sur votre site, par un message sur une adresse email, par un courrier postal identifié).
- Si vous envoyez des données hors de l’Union européenne, il faut préciser le pays et l’encadrement juridique qui garantit le niveau de protection.
- Afin d’éviter des mentions longues sur un formulaire en ligne, vous pouvez donner un premier niveau d’information en fin de questionnaire et renvoyer à la politique de confidentialité de votre site internet.
- A la fin de cette étape, vous pourrez dire que vous avez répondu à votre obligation de transparence
Il faut permettre aux personnes d’appliquer facilement leurs droits
Les personnes ont des droits sur leurs données traitées, qui sont renforcés par le RGPD comme le droit d’accès, d’effacement, de rectification, d’opposition à la portabilité et à la limitation du traitement.
Vous devez leur procurer les moyens d’exercer leurs droits.
Si vous avez un site web, il faut prévoir un formulaire de contact, un numéro de téléphone ou une adresse de messagerie spécifique.
Si vous proposez un compte en ligne, il faut donner la possibilité à vos clients d’exercer leurs droits à partir de leur compte.
Il faut mettre en place sous 1 mois maximum, un process interne qui permet de garantir l’identification et le traitement des demandes.
La réactivité est la bonne pratique !
- Cela vous permet de renforcer la confiance qui conforte la relation-client.
- Cela vous permet d’être à l’abri de critiques sur les réseaux sociaux ou des réclamations à de la CNIL.
La sécurité des données
- Vous devez assurer et garantir la sécurité des données personnelles que vous possédez.